Cycle de vie (document)

concept en gestion de l'information et archivistique décrivant les différentes étapes de l'existence d'un document ou de données de sa création à la mise en œuvre de son sort final

Le cycle de vie du document ou cycle de vie de l'information est un concept en gestion documentaire et en archivistique qui décrit les différentes étapes de l'existence de dossiers, de documents ou de données, depuis la production de l'information (création ou réception) jusqu'à son sort final (élimination ou conservation à long terme (archivage) à des fins mémorielles).

Les étapes de ce cycle diffèrent selon les traditions archivistiques.

Principales étapesModifier

  1. Activité de l'affaire
  2. Clôture de l'affaire
  3. Fin du délai de conservation et sort final : Au terme de leur durée de conservation, les dossiers clôturés deviennent inactifs pour l'organisme producteur. Ils peuvent donc être soit éliminés (si l'on considère qu'ils n'ont pas de valeur archivistique), soit (si l'on a considéré qu'ils avaient une valeur archivistique) conservés sans limitation de durée pour des raisons historiques ou patrimoniales.

Types de cycles de vieModifier

Le cycle de vie du document selon le records managementModifier

« Le cycle de vie d’un document engageant est organisé autour de deux événements majeurs qui modifient son statut ou sa valeur : la validation qui lui donne son plein effet engageant et l’événement qui déclenche le calcul de la date de fin de conservation.

  • Avec sa validation comme document engageant (record creation), suivie de sa diffusion, le document émis ou reçu est figé et peut (doit) dès lors être mis en sécurité dans un système qui assurera sa conservation intègre et sa mise à disposition.
  • L’événement déclencheur du sort final (fin de validité, résiliation, fin d’un laps de temps prédéterminé, décision du responsable du contenu) permet de calculer la date de destruction ou de transfert aux archives historiques. »

« Avant sa validation, le document passe souvent par plusieurs états qui sont autant de documents papier ou de fichiers numériques qu’il convient de gérer au regard de ce que doit être le document finalisé : règles de nommage, versionnage, contrôle de la diffusion. D’autres événements viennent ponctuer la vie du document archivé : les consultations qui peuvent générer des copies de ce document, les changements de localisation (en fonction de la fréquence d’utilisation et des coûts de stockage ou d’accès), les migrations technologiques ou les restaurations après détérioration des données.

 
Cycle de vie du document selon le records management

Certains événements extérieurs peuvent conduire à modifier le cycle de vie du document archivé, par exemple : la valeur du document est requalifiée par suite d’un contentieux ; le support original est détruit malencontreusement et est remplacé par une copie qui devient copie de substitution. »[1]

Ainsi du point de vue du records management les étapes du cycle sont résumées comme suit :

  1. Création (ou capture) du document ;
  2. Validation du document (avec plusieurs itérations possibles) ;
  3. Utilisation (diffusion/publication) ;
  4. Fin de l’usage courant ;
  5. Échéance légale ou institutionnelle (déterminée par une durée d’utilité administrative).

Les étapes sont ici déterminées par des dates butoirs qui, en principe, déterminent une action de traitement des documents ayant changé de statut.

Théorie des trois âges des archivesModifier

La théorie des trois âges des archives distingue trois phases principales d'activités de l'information :

  1. Les archives courantes ou archives administratives (vivantes ou archives actives) regroupent les documents qui sont nécessaires à l'activité courante des organismes qui les ont produits (créés ou reçus dans le cadre de leurs activités) et sont conservés par la ou les personnes qui les ont produites.
  2. Les archives intermédiaires (semi-statiques ou semi-actives) sont les documents à conserver de façon intègre tant qu'ils ont une valeur probante (utilité administrative ou légale) pour la traçabilité des activités de l'organisme producteur. Comme ces documents ne sont plus d'une utilité quotidienne et immédiate, ils peuvent être déplacés dans un local où on ira le consulter en cas de besoin ou confié à un service d'archives qui le restituera à la demande.
  3. Les archives définitives ou historiques (statiques ou mortes ou inactifs) sont des documents qui n'ont plus de valeur probante (leur conservation n'est plus nécessaire pour la conduite de l'activité ou légalement obligatoire) et que l'on a conservé pour la pour des raisons patrimoniales ou historiques (comme mémoire). Ces archives sont généralement confiées à un service d'archives. Les dossiers qui sont archivés commencent ainsi une deuxième vie et dans un cadre légal différent.

Cette théorie a été exposée et popularisée en France par Yves Pérotin[2] en 1961, puis reprise dans le reste de la francophonie et dans plusieurs pays latins.

En France, les archives définitives des personnes publiques, qu'il s'agisse de collectivités territoriales ou de services déconcentrés de l'État, doivent être versées aux Archives départementales du ressort géographique où elles se trouvent. Les communes de plus de 2 000 habitants peuvent créer des services ad hoc dans lesquels elles conservent l'ensemble de leurs archives, sous le contrôle de l'État. Les archives définitives des administrations centrales de l'État et des établissements publics à compétence nationale doivent être versées aux Archives nationales.

Relations entre cycle du vie du records management et théorie des trois âgesModifier

Dans le séquençage des trois âges :

  • les archives courantes couvrant les étapes 1 à 3 du records management, prennent en compte les documents nécessaires au fonctionnement des institutions qui les ont produits.
  • les archives intermédiaires (semi-statiques ou semi-actives) couvrant la période entre les étapes 4 et 5 du records management, ne sont plus utilisées couramment mais doivent être conservées de manière temporaire pour des raisons administratives ou juridiques. À l'issue de la durée réglementaire ou légale de conservation, ces archives font l'objet d'un tri et sont soit conservées définitivement soit éliminées.
  • les archives définitives (statiques ou mortes) se positionnant après l’étape 5 du records management, ont pour vocation d'être conservées pour des raisons patrimoniales ou historiques.

Ces divergences apparentes sont illustrées par le schéma ci-dessous illustrant les différences de conception entre le monde francophone et le monde anglo-saxon (selon Marie-Anne Chabin).

 
Cycle de vie document-record mac

Du cycle de vie au continuumModifier

Cette contradiction entre les différents modèles du cycle de vie a alimenté une longue controverse entre les fonctions du records management et celle de l’archivistique dans les milieux nord-américains concernés. Cela a mené à la notion de records continuum, défendu pour la première fois dans un article de Jay Atherton paru en 1986 dans la revue Archivaria sous le titre From Life Cycle to Continuum: Some Thoughts on the Records Management – Archives Relationship (du cycle de vie au continuum : quelques réflexions sur la relation entre le records management et les archives)[3].

Impact du numérique sur le cycle de vieModifier

Indépendamment des controverses que la notion de cycle de vie a engendrées entre records managers et archivistes, la transformation progressive des documents en documents numériques a également mis à mal la séquence « classique » du cycle de vie. De manière générale, la dématérialisation des documents implique la disparition de fait de l’étape des archives intermédiaires et par conséquent la nécessité d’attribuer un sort final dès la création du document numérique. Par ailleurs, il complexifie largement les différents états du document durant sa période active. Ainsi les différentes phases peuvent se décliner en sous-phases, qui peuvent par ailleurs exister en parallèle, comme :

Capture/création : Capture/création de papier, de courriel, de fichiers graphiques, de base de données, etc.

Révision/validation : Projet, révision, révision en groupe, validation, version finale, version révisée, etc.

Publication/diffusion : Publication papier, diffusion par web, courriel, supports électroniques, etc.

Stockage/Conservation : Stockage en ligne, near-ligne, hors-ligne, archivage dans un SAE, etc.

Les conséquences de la numérisation sur le cycle de vie font toujours l'objet de nombreux débats[4].

Notes et référencesModifier

Voir aussiModifier

Liens internesModifier

Liens externesModifier