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Calendrier de conservation

Page d'aide sur l'homonymie Pour les articles homonymes, voir Calendrier (homonymie).

Un calendrier de conservation ou tableau de tri est un outil archivistique qui indique pour chaque type de document sa période d'utilisation et son support [1]. C'est l'outil central de la fonction d'évaluation en archivistique. IL est primordial pour maintenir une saine gestion documentaire au sein d’un organisme. Pour être efficace, il se doit d’être intégré dans toutes activités administratives d’une organisation[2]. L’intégration d’un calendrier de conservation dans un organisme a plusieurs avantages : une augmentation de la gestion documentaire, une prise de décision rapide et efficace lors de l’élagage des documents, une économie de temps, d’espace et de coût, puis un respect des lois juridiques [1].

Sommaire

TerminologieModifier

« Calendrier de conservation » est en usage au Canada et en Suisse romande, alors que « tableau de tri » est employé dans les autres pays francophones. On rencontre également les termes « tableau de gestion » (sous-entendu « des archives ») employé essentiellement par l'administration des archives de France[3], « tableau d'archivage » et « recueil des durées de conservation ».

L’Association internationale des archives francophones, sur son Portail, propose que tous ces termes soient à l’avenir remplacés par « échéancier de conservation ».

Il existe d'autres terminologies, disponible sur le glossaire du PIAF dont : tableaux de conservation, charte d'archivage, tableau d'archivage, tableau d'élimination, tableau des éliminables, plan d'archivage.

Les composantes d'un calendrier de conservationModifier

Le calendrier de conservation est un outil qui permet de véhiculer les règles de conservation. Une règle de conservation est une norme qui octroie une période d’utilisation à un document [2]. Le cycle de vie d’une archive se compose de trois phases. Premièrement, les archives courantes, c’est-à-dire des documents de gestion, favorisant le bon déroulement des activités de gestion de l’organisme. Deuxièmement, les archives intermédiaires, des documents dont l’organisme doit conserver souvent pour des principes juridiques. Finalement, le traitement final est soit la destruction des documents ou la conservation partielle ou complète de ceux-ci[4]. Le calendrier donne aussi des informations sur le support des documents (papier, disque magnétique, microfilm, etc).

Amérique du NordModifier

Au Québec, l’article 7 de la Loi sur les archives convient que tout organisme public doit posséder un calendrier de conservation qui doit être mis à jour régulièrement.

ExemplesModifier

BibliographieModifier

Notes et référencesModifier

  1. a et b « Calendrier de conservation », sur http://www.banq.qc.ca, (consulté le 15 octobre 2018)
  2. a et b Carol Couture, Les fonctions de l'archivistique contemporaine, Québec, Presses de l'Université du Québec, , 581 p. (ISBN 2760509419, lire en ligne), p. 117-130
  3. Qui le qualifie cependant de « néologisme qui tend à se substituer au traditionnel ‘’tableau de tri’’ » (La pratique archivistique française, Paris, 2008, p. 591).
  4. Chaker GHARIANI, « élaboration de calendriers de conservation », Colloque sur la gestion des archives courantes et intermédiaires : Politiques et pratiques Dakar,‎ , p. 3 (lire en ligne)

Voir aussiModifier